ITEM Course Manager - sæt kursusadministrationen i system

Alt i ét. Baseret på best practices og erfaringer fra nogle af Danmarks mest effektive kursusadministratorer.

Hvad enten du skal administrere kurser med tilstedeværelse, fjernundervisning, e-learning eller blended learning, er ITEM Course Manager det oplagte valg. Systemet er udviklet til at optimere arbejdsgange og eliminere fejlkilder og gør det nemt at håndtere kurser, forløb, lokationer, leverandører, fremmødedatoer, instruktører, kursister, oprettelse og behandling af tilmeldinger og leads, automatiserede e-mails og sms'er, upload af velkomstmaterialer, generering af navneskilte og diplomer, gennemførelse af evalueringer og meget, meget mere.

Kurser og forløb

Opret kurser med navn, nummer, beskrivelse osv. - fordelt på serier og kategorier. Til hvert kursus kan knyttes leverandør, udbyder, diplomer, evalueringer m.m. 

Opret forløb med start- og slutdato, fremmødedatoer, lokation, instruktør(er), antal pladser, sprogvalg m.m. På hvert forløb kan vælges, om det skal vises på websitet, og om tilmelding skal være mulig. Hvis et forløb er tilgængeligt på flere sprog, kan kursisten vælge sprog ved tilmelding.

Hvis ITEM Course Manager anvendes sammen med ITEM Classroom, kan instruktørerne registrere fremmøde direkte på et forløb. Protokollen opdateres live, så administrationen kan følge med og følge op.

image

Brugere

Opret alle de administratorer, instruktører og kursister, der er behov for. Systemet anvender e-mail adressen som det felt, der identificerer en unik bruger. For kursisters vedkommende dog altid sammen med en fødselsdato. Knyt instruktører til leverandører og hold. Knyt kursister til hold ved at oprette tilmeldinger.

image

Tilmeldinger

Tilmeldinger kan oprettes af administratorer – eller ved at kursisterne selv tilmelder sig på websitet. Begge former for tilmelding kommer direkte ind i systemet til videre behandling. Systemet holder selv øje med, om kursister, der tilmelder sig via websitet, allerede eksisterer i forvejen. I så fald knyttes tilmeldingen blot til kursistens eksisterende profil og der oprettes et notat til administratoren om det. På den måde sikres det, at brugere kun findes ét sted i systemet.

Systemet kan håndtere tilmeldinger fra private, ansatte i virksomheder og ledige med bevilling fra jobcenter eller a-kasse. 

Gennem direkte integration til det Centrale Virksomhedsregister (CVR) kan enhver dansk virksomhed hurtigt søges frem inde fra ITEM Course Manager, så du altid er sikret korrekte informationer om CVR-nummer, navn, adresse osv.

Der er en hel sektion i systemet, der indeholder information om alle danske jobcentre og A-kasser og kan rumme information om tilknyttede jobkonsulenter. Det vil sige, at man på den enkelte tilmelding kan knytte den faktiske A-kasse eller jobkonsulent, der står for bevillingen. Udbyder du slet ikke kurser til ledige med bevilling, kan sektionen slås helt fra.

Der er mulighed for at oprette notater med og uden opfølgning på tilmeldingerne til administrativt brug. Status på den enkelte tilmelding kan opdateres i takt med sagsbehandlingen (f.eks. Afventer, Annulleret, Godkendt). Alle godkendte tilmeldinger på et hold kan trækkes ud som en deltagerliste.

image

E-mail og SMS

Systemet giver mulighed for at oprette e-mail-skabeloner og bruge dem til at udsende standardiserede e-mails til leverandører, lokationer, instruktører, kursister m.fl.

Eksempler:

  • E-mail til lokation vedr. lokalebestilling
  • E-mail til leverandør vedr. materialebestilling
  • E-mail til kursister ved kursusstart
  • E-mail til kursister og instruktør ved ændring af kursusdato
  • E-mail til kursister vedr. manglende evaluering

Det er også muligt at tilkøbe en service, der på samme vis gør det muligt at oprette SMS-skabeloner og bruge dem til at udsende SMS'er til kursisterne.

Alle udsendte e-mails og SMS'er gemmes i systemet, så man altid kan gå tilbage og se, hvad der er sendt ud.

Checklister

Du kan oprette checklister, som automatisk minder dig og dine kolleger om, hvornår det er tid til at booke lokaler, bestille materialer og eksaminer, udsende velkomstmails, følge op på evalueringer osv. det antal dage før/efter kursusstart/-afslutning, som du definerer. Alle punkter i en checkliste kan gælde enten hele forløbet (f.eks. lokalebestilling) eller hver enkelt kursist på et forløb (f.eks. materialer, eksaminer og diplomer).

Notater

Det indbyggede notatsystem lader dig oprette notater, der vedrører kursusforløb, kursusdatoer, tilmeldinger, fakturering mv. - så er hverken du eller dine kolleger nogensinde i tvivl om, hvad der er sket på en "sag". Notater vedrørende fakturering, f.eks. en aftalt specialpris, kommer selvfølgelig med ud på faktureringslisten, så bogholderiet kan se dem.

Brug for at følge op på et notat senere? Definér et opfølgningstidspunkt på notatet, så giver systemet dig besked, når tiden kommer.

image

Navneskilte og diplomer

På hvert oprettet kursusforløb kan du nemt udskrive navneskilte på f.eks. labels eller foldede A4-ark. Bestem selv, om der skal stå firmanavn, kursus og datoer på skiltene. Al tekst på skiltene kan redigeres direkte på skærmen, før du udskriver.

Det indbyggede diplomsystem gør det muligt at oprette et ubegrænset antal diplomskabeloner, som efterfølgende kan anvendes til at generere diplomer, kursusbeviser og eksamenbeviser til deltagerne. Diplomerne gemmes som PDF-dokumenter, der kan udskrives - eller blot fremsendes til kursisterne, så de har en digital udgave. Hvis ITEM Course Manager anvendes sammen med ITEM Classroom, er diplomerne umiddelbart tilgængelige til visning og download for kursisterne, så snart de er genereret.

image

Leads

Systemet gør det muligt at oprette leads, enten manuelt eller automatisk (gennem API'et). Det kan f.eks. være interessetilkendegivelser fra websitet, links fra online marketing eller henvisninger fra samarbejdspartnere.

På hvert lead kan du se, hvor det blev genereret, udsende automatiserede e-mails, oprette notater og ændre status (Ny, Kontaktet, Svarer ikke, Tabt, Vundet). Med et klik på en knap kan du få systemet til at sammenligne alle tilmeldte kursister med listen af leads, så du er sikker på at få markeret de vundne.

image

Evalueringer

Det er nemt og hurtigt at gennemføre evalueringer, når ITEM Course Manager anvendes sammen med ITEM Classroom. Det smarte evalueringssystem gør det muligt at oprette biblioteker med spørgsmål til evaluering af f.eks. instruktører, materialer, lokaler, forplejning og kommunikation.

Derefter kan du sammensætte unikke evalueringsskemaer ved at udvælge de spørgsmål, du vil stille på hvert enkelt kursus. Så kan du f.eks. fravælge alle spørgsmål om lokaler og forplejning på dine fjernundervisningsforløb, og til gengæld spørge mere indgående ind til kvaliteten af kursusmaterialerne og det tekniske setup.

Evalueringsskemaerne præsenteres automatisk for kursisterne, når de logger ind i ITEM Classroom, og så snart de er besvaret, opsamles resultaterne og vises i ITEM Course Manager, hvorfra de også kan downloades i Excel-format til videre behandling efter behov.

image

Fakturering

ITEM Course Manager kan generere et faktureringsgrundlag, som du kan importere i dit økonomisystem. Det kan f.eks. være ordrekladder i XML- eller CSV-format. Vi tilbyder også fuld integration med ERP og/eller CRM som en udviklingsopgave.

image

Statistik og diagrammer

I hver oprettet kursusserie kan du hente avanceret statistik for perioder, som du selv definerer, f.eks. seneste måned eller aktuelle kvartal. Se de "rene" tal eller skift til diagramvisning og få et hurtigt, visuelt indblik i f.eks., hvornår på ugen/måneden/året der kommer flest tilmeldinger og hvor mange tilmeldinger, der skal ind for at realisere dine kursusforløb.

Single Sign On (SSO)

ITEM Course Manager understøtter Single Sign On gennem SAML 2.0 standarden. Hvis du allerede har et eksisterende setup, er det nemt at tilføje ITEM Course Manager som endnu en Service Provider. Skal du have et helt nyt setup, kan vi naturligvis også hjælpe dig med det.

Integration gennem API

ITEM Course Manager stiller et API til rådighed, så alle relevante informationer om kommende forløb kan trækkes ud og replikeres i andre systemer og præsenteres i f.eks. dit kursuskatalog og på websitet. API'et tager også imod tilmeldinger og leads fra websitet for fuld automatisering. 

Klik her for at se dokumentation
(rev. 1.150 - opdateret 7. marts 2018)

Hvad koster det?

ITEM Course Manager kan både ejes og lejes. En komplet SaaS-løsning, hvor du ikke skal tænke på hverken opdateringer eller drift, koster 5.600 DKK pr. måned ekskl. moms for op til 5.000 oprettede kursister. Skal du også have ITEM Classroom, giver vi rabat på den samlede pris. Vil du hellere eje og hoste selv, kan du få en licens for 150.000 DKK ekskl. moms pr. domæne. Så fortæller vi dig, hver gang der er en opdatering - og du bestemmer selv, om du vil investere i den.

Interesseret?

Ring på tlf. 73 70 91 99 for at høre mere eller bestille en demo